L’UNSa SJ vous propose de découvrir pourquoi les écrits ont un rôle essentiel en matière de santé, sécurité au travail et qualité de vie et conditions de travail.
POURQUOI ECRIRE ?
Comme le dit le proverbe, « les paroles s’envolent, les écrits restent ». Le recours aux écrits occupe logiquement une place centrale dans une démarche liée à la SST-QVCT :
- Pour retracer de manière précise l’historique et comprendre l’évolution d’une situation donnée dans le temps : les améliorations, les dégradations, les événements marquants… Les écrits servent de support à la mémoire de l’environnement de travail
- Pour assurer une traçabilité et un suivi d’une situation problématique. Les écrits deviennent un outil au service d’une gestion efficiente et opérationnelle d’une situation.
- Pour servir de preuve si, malgré les démarches de prévention entreprises, un risque se réalise. La charge de la preuve repose souvent sur l’agent, qui devra produire des élements pour établir l’imputabilité du dommage ou agir sur le terrain de la réparation. Sur ce terrain, les écrits servent d’assurance (« ce qui peut être affirmé sans preuve peut aussi être rejeté sans preuve »)
L’écrit, c’est aussi respecter ses obligations : en alertant, on respecte son devoir de loyauté (alerter ses supérieurs quant à une problématique donnée), tout comme la responsabilité de chaque travailleur de prendre soin de sa santé et de celles des autres personnes.
QUELS ECRITS UTILISER ?
Plusieurs supports peuvent être mobilisés :
- Le courriel, facile d’accès (à condition de pouvoir le retrouver au milieu des nombreux courriels quotidiens !). Il peut inclure un rapport circonstancié ou un état des lieux, un signalement…
- Le compte-rendu de réunion, le procès-verbal d’assemblée…
- La mention dans le registre SST : sa finalité est de pouvoir y consigner un risque, un accident, un dysfonctionnement ou une suggestion. Ce registre est obligatoire sur chaque site, et une réponse écrite doit être apportée. Son contenu peut être mobilisé pour améliorer la prévention des risques, mais aussi en cas d’enquête ou de contentieux.
Ces supports peuvent être enrichis de plans, photos, descriptifs, photocopies, dans le but d’assurer une bonne compréhension de la problématique.
COMMENT REDIGER EFFICACEMENT ?
La forme de l’écrit appelle à une certaine vigilance : « les écrits restent ». Aussi irritante que puisse être une situation, surtout quand elle se répète ou quand on en est la victime, il faut veiller à garder un ton neutre et descriptif. Ainsi on évite de se décrédibiliser et de se faire reprocher les termes employés.
Sur le fond, l’idéal est d’adopter un réflexe simple : laisser une trace écrite chaque fois que la situation s’y prête
Exemple 1 – à l’issue d’une réunion : demander que le compte-rendu reprenne expressément certains éléments signalés
Exemple 2 – mention au registre SST : « j’ai manqué de chuter sur le parvis du palais, en temps de pluie les dalles sont glissantes. Je suggère un nettoyage de la mousse présente sur les dalles pour éviter les chutes »
Exemple 3 – alerter sa hiérarchie : « nous constatons une dégradation de l’ambiance dans le service, et notre collègue Mme XX présente de véritables signes de mal-être : pleurs, repli sur soi… »
Écrire, c’est se protéger. Ne laissez aucune situation problématique sans trace.
Les représentants UNSa SJ peuvent vous aider à formuler vos écrits pour qu’ils soient utiles, recevables et efficaces.
Retrouvez nos équipes régionales ICI pour vous accompagner dans vos démarches.